Los 10 principales problemas de formación en el lugar de trabajo

La formación en el lugar de trabajo es importante, sobre todo porque puede ayudar a los nuevos empleados a integrarse mucho más fácilmente en el entorno laboral. Pero los problemas de formación no son infrecuentes y algunos de ellos pueden ser lo suficientemente graves como para entorpecer el proceso de aprendizaje.

En esta guía examinamos algunos de los principales problemas de formación a los que se enfrentan los formadores y cómo resolverlos.

La formación presencial es costosa y requiere mucho tiempo

Por muy importante que sea la formación para los empleados, el proceso puede ser costoso y llevar mucho tiempo. El informe de la Industria de la Formación señala que las empresas estadounidenses gastaron más de 70.650 millones de dólares en formar a sus empleados en 2016 y que el empleado medio dedicó unas 53,8 horas a la formación.

Pero aunque una empresa quiera dedicar menos tiempo y dinero a la formación, no es viable reducirla. Esto es especialmente cierto para las empresas de sectores como las finanzas, la sanidad, la administración pública y otras industrias reguladas. Sin embargo, las empresas pueden recortar gastos reduciendo el tipo de formación de alta calidad y la formación presencial.

Una forma de hacerlo es sustituir la formación presencial y las sesiones de orientación por formación basada en vídeo. Mientras que una sesión de formación presencial puede que sólo permita formar a una o dos personas al mismo tiempo, la formación basada en vídeo podría formar a un número significativamente mayor al mismo tiempo.

Coordinar horarios puede ser una pesadilla

Las sesiones de formación presenciales pueden complicarse aún más por la ardua tarea de coordinar los horarios. El número de personas cuyos horarios hay que tener en cuenta es cada vez mayor y puede incluir a las siguientes;

• Los representantes de RH encargados de administrar y coordinar las sesiones de formación
• Miembro del equipo informático que puede ser necesario para ayudar con las demostraciones
• Expertos de otros departamentos o lugares
• Nuevos esbeltos que pueden ser fácilmente doblados
• Directivos de alto nivel que pueden solicitar asistir a las sesiones de formación

Las sesiones de formación en vídeo también pueden ayudar en este caso, ya que pueden grabarse fácilmente y compartirse a través de varias plataformas web para asegurarse de que todo el mundo tiene la oportunidad de ver los vídeos.

La formación global es difícil

La formación presencial puede complicarse aún más cuando la empresa en cuestión es nacional y multinacional. Los recursos y la coordinación necesarios para garantizar que todos los nuevos reclutas reciban la misma formación pueden ser astronómicos. Desde el alquiler de los locales para celebrar las sesiones de formación hasta el coste de los desplazamientos a los distintos lugares e incluso los diferentes idiomas que hay que utilizar, el esfuerzo puede resultar costoso.

En algunos casos, sin embargo, se puede utilizar el vídeo como sustituto y transmitir vídeos pregrabados a cada ubicación para lograr uniformidad sin arruinarse. Se pueden utilizar subtítulos y subtítulos para adaptarse a los diferentes niveles de formación necesarios para los distintos lugares,

Un tiempo limitado para captar todo lo necesario en la materia

Las videoconferencias pueden ser una forma estupenda de compartir información e ideas, sobre todo cuando el tema es complejo. Pero si la otra persona que aparece en el vídeo es un experto que puede no estar disponible para responder a sus preguntas a la carta, es posible que sólo tenga una oportunidad de obtener todo lo que necesita.

También en este caso, las herramientas de grabación de vídeo pueden salvarle la vida, ya que puede grabar fácilmente la entrevista con el experto para volver a verla más tarde. El alumno también puede enviar una lista de sus preguntas al experto en formato de vídeo. El experto repasa las preguntas y crea un vídeo con respuestas detalladas que el alumno puede utilizar para aprender.

El problema de la fuga de cerebros

La formación formal puede ser una buena manera de establecer la base de conocimientos de los nuevos empleados, sobre todo en sectores cuyos procesos deben ser exactos. Por lo tanto, verá que la formación formal se imparte de forma deliberada y más ordenada por un formador específico. Una serie de vídeos puede ser esencial en la formación formal, ya que un vídeo puede abordar un aspecto de la sesión de formación.

En cambio, la formación informal puede ser sencilla. Por ejemplo, si una empresa tiene un sistema de gestión de datos interno, pero los empleados que lo instalaron se jubilan, pueden crear vídeos de formación para enseñar a los nuevos empleados a utilizar el sistema.

Aprender de la gente inteligente

Aunque las series de vídeos de incorporación que pueden ayudar a un nuevo empleado a aclimatarse al nuevo entorno de trabajo tienen mucho valor, no deben pasarse por alto las ventajas del desarrollo más orgánico que puede producirse entre los empleados.

También conocidas como aprendizaje social, estas formas de formación pueden producirse a petición de la dirección y pueden ser muy importantes para el crecimiento de la empresa. Una de las formas de llevar a cabo este tipo de formación es que uno de los empleados cree un vídeo para enseñar a los nuevos empleados el funcionamiento interno de un departamento.

Los vídeos pueden almacenarse y compartirse en varias plataformas, lo que los hace accesibles a toda la plantilla cuando sea necesario.

Corredera de perforación

Las presentaciones de diapositivas pueden ser muy útiles en el proceso de formación, ya que permiten organizar la información de gran contenido en resúmenes breves, a veces con viñetas, y medios visuales. El problema surge cuando muchos de los medios visuales de las presentaciones de diapositivas fallan al no utilizar ninguna imagen o vídeo. De este modo, se convierten en otro enorme conjunto de textos que hay que leer.

Las presentaciones de diapositivas están pensadas para contar una historia y parte de la historia consiste en mostrar al alumno cómo funcionan determinados aspectos del tema. Eso sólo se consigue con medios visuales como vídeos e imágenes. Una de las mejores formas de dar vida a tus presentaciones de diapositivas es utilizar GIF y clips de vídeo. Las capturas de pantalla con anotaciones pueden facilitar al alumno el seguimiento de las sesiones de formación.

Mantener fresca la formación en la memoria del alumno

Uno de los mayores problemas de las antiguas sesiones tradicionales en persona o de los manuales de formación escritos es que es fácil olvidar el contenido. También puede ser mucho más difícil encontrar el contenido cuando se necesita. Puede ser muy difícil encontrar notas antiguas de estas formaciones e incluso determinar cómo encajan en el problema que tiene actualmente.

En cambio, los vídeos son muy fáciles de clasificar y, por tanto, de encontrar cuando se necesitan. También son mucho más fáciles de entender y consumir que los miles de páginas que componen los manuales de formación. Para que las sesiones de formación antiguas sean más accesibles, puede grabar la formación original y luego dividir el vídeo en microclips por temas para que los empleados puedan verlos cuando lo necesiten.

También puede hacer que los vídeos sean mucho más accesibles creando un índice de contenidos para la formación. Esto permite a los empleados seleccionar únicamente el vídeo de formación que necesitan. Los empleados pueden volver a ver los vídeos tantas veces como necesiten.

Tiempo insuficiente para la formación

El Wall Street Journal señalaba recientemente que las empresas modernas tardan el doble en contratar a un nuevo empleado que hace unos años. En consecuencia, los directivos pueden estar ansiosos por que los nuevos contratados reciban formación lo antes posible para que puedan empezar a trabajar. Esto presiona a los formadores para que formen a los empleados en menos tiempo.

Pero, al mismo tiempo, los responsables de contratación no quieren dejar a los recién contratados demasiado desprevenidos para sus nuevos empleos. Una de las formas en que las empresas están resolviendo este problema es mediante el uso de vídeos para transmitir la información en las sesiones de formación en un formato más atractivo e interesante. Los directivos también pueden añadir cuestionarios a sus vídeos para determinar si sus empleados están aprendiendo realmente el contenido.

No es fácil ampliar la formación

A medida que una empresa crece y cambia, también deben hacerlo sus sesiones y procesos de formación. Una de las formas en que las empresas están evolucionando en materia de formación es en el uso de nuevas formas de medios y tecnología para facilitar la formación. Por ejemplo, el aprendizaje electrónico se está convirtiendo rápidamente en la solución preferida de la mayoría de las empresas. En lugar de crear un montón de sesiones de formación múltiples, se crea una única sesión que puede actualizarse según sea necesario.

Cambiar o editar el contenido de los vídeos puede ser fácil y los vídeos pueden distribuirse de varias maneras para que la formación sea accesible a todos los alumnos. Los vídeos pueden facilitar mucho el intercambio de conocimientos dentro de la empresa, tanto en el aprendizaje formal como en el informal. Y dado el creciente número de herramientas de vídeo que se pueden utilizar para crear los vídeos, el proceso puede ser fácil, lo que hace que la formación sea asequible y accesible para todos los alumnos.