Por qué su comunicación a distancia es poco eficaz

Una comunicación a distancia adecuada es absolutamente vital si vas a colaborar en un proyecto con tus compañeros de trabajo a distancia. Sin embargo, como a menudo no están juntos en la misma habitación, es de esperar que se produzcan algunos contratiempos en la comunicación, como que un miembro del equipo domine la conversación. Pero hay indicios de que la mala comunicación puede necesitar algo de trabajo. A continuación se enumeran algunas de las señales a las que hay que prestar atención;

Tiene demasiadas reuniones

Los trabajadores a distancia no son ajenos a numerosas reuniones en la misma jornada laboral. Pero si salta de una reunión a otra sin tiempo para tomarse un descanso, puede ser señal de mala comunicación.

Es importante programar las reuniones a una hora que sea adecuada para todos los implicados y enviar recordatorios a medida que se acerque la fecha de la reunión. Pero antes de programar una reunión, puede ser importante determinar qué se conseguirá con ella. Si puedes comunicar muy bien lo que tienes que decir en la reunión por correo electrónico, entonces programar una reunión puede ser una pérdida de tiempo.

Preste atención a su lenguaje corporal digital

Es fácil olvidarse del lenguaje corporal durante una videoconferencia. Es importante mantener el contacto visual, hablar con claridad y asegurarse de que el vídeo está encendido en todo momento. Así se asegurará de comunicar claramente sus ideas y podrá sentirse seguro de que le tomarán en serio.

¿Contribuyen los miembros del equipo?

Cuando algunos miembros del equipo hablan durante la reunión y otros no, puede ser señal de mala comunicación. Esto se debe a que indica que los que no hablan no se sienten cómodos durante la reunión.

Puedes hacer que todos los miembros se sientan incluidos haciéndoles una pregunta para que todos tengan la oportunidad de hablar.

¿Colabora el equipo?

Si observa que su equipo no colabora, es posible que haya una comunicación deficiente. Si la colaboración dentro del equipo es escasa o nula, suele deberse a que algunos miembros del equipo no se sienten cómodos tendiéndose la mano unos a otros.

Por otro lado, también podría apuntar a que el equipo no dispone de las herramientas necesarias para facilitar la colaboración. En este caso, hay que invertir en herramientas de colaboración que sean fáciles de usar y eficaces.

¿Se comunican los miembros del equipo a lo largo del día?

Si pasas unos días sin hablar con uno o varios de tus compañeros de trabajo, es seguro asumir que existe un problema de comunicación dentro del equipo. La comunicación constante (al menos diaria) es importante porque ayuda a fomentar la confianza entre los miembros del equipo y facilita la colaboración en un proyecto.

Aunque no sea una buena idea inundar de mensajes a los miembros de tu equipo, comprobarlo a menudo puede ayudar a que el equipo sea más eficiente.

¿Son complicados los correos electrónicos de equipo?

Los correos electrónicos enviados al equipo deben ser sencillos, claros y directos. Si te encuentras escribiendo sinuosas explicaciones en el correo electrónico, quizá sea más eficaz programar una reunión.

En otras palabras, es importante determinar qué modo de comunicación es el adecuado para el mensaje que se quiere transmitir.

¿Sus reuniones tienen una estructura o un orden del día?

Si las reuniones no tienen un orden del día ni una estructura, puede ser señal de mala comunicación. Una reunión estructurada tiene objetivos claramente establecidos que ayudan a mantener el rumbo de la reunión. Incluso puede ser una buena idea programar un tiempo de la reunión para una charla informal.

También deberías considerar la posibilidad de enviar el orden del día al equipo antes de que empiece la reunión.

¿Utiliza su equipo documentos "Trabajar conmigo"?

Cada miembro de su equipo debe tener un documento "Trabajar conmigo" que proporcione información sobre sus hábitos, expectativas e incluso intereses. Este documento es útil para que los directivos conozcan a su equipo y, por tanto, gestionen mejor la comunicación con sus miembros.

Estos documentos también pueden compartirse con otros miembros del equipo para que puedan conocer mejor a sus compañeros. Cuando los miembros del equipo se sienten cómodos unos con otros, el equipo es más eficaz.

¿Ha establecido normas de comunicación?

Es importante asegurarse de que todo el mundo sabe lo que tiene que hacer y cuándo tiene que hacerlo. Por ejemplo, las horas de trabajo y los descansos de cada uno deben estar claros. Establecer expectativas de este modo no sólo mejorará la comunicación con el equipo, sino que también puede mejorar la forma en que éste colabora.

¿Ha creado su equipo seguridad psicológica?

Todos los miembros de su equipo deben sentirse lo suficientemente cómodos para decir lo que piensan. Esto sólo puede lograrse si el equipo ha creado seguridad psicológica para todos sus miembros.

Una de las formas de hacerlo es asegurarse de que todos los participantes en la reunión tengan la oportunidad de hablar. También debes intentar centrarte en el panorama general y plantear preguntas concretas a los miembros del equipo.

¿Expresa su equipo gratitud a los demás?

No puede haber comunicación eficaz sin conexiones, y la mejor manera de crear conexiones en un equipo es expresar gratitud mutua. Puede conseguirlo fácilmente animando a los miembros del grupo a felicitarse unos a otros en el chat del grupo y a celebrar los logros individuales y del grupo.

¿Rehacen los jefes el trabajo de los miembros del equipo?

Cuando una tarea se envía con errores, significa que la tarea y las expectativas subyacentes no se comunicaron correctamente. Sin embargo, la única forma de solucionarlo es comunicar mejor. Asegúrese de que los miembros del equipo tienen claro lo que hay que hacer y permítales hacer preguntas cuando no las tengan.

¿Faltan o se ignoran algunas tareas?

Si algunas tareas no se envían o si no está seguro de dónde dejó un determinado proyecto, es posible que haya una interrupción en la comunicación. Una de las ventajas de utilizar herramientas de gestión de proyectos es que siempre puedes saber en qué punto te encuentras.

¿Tiene su equipo un alto índice de rotación?

Un alto índice de rotación indica que hay un problema de comunicación en el equipo. Si es así, debe hablar con su equipo para averiguar qué es lo que no funciona.

Trabajar a distancia puede parecer difícil, pero una comunicación adecuada es la única clave para hacer de su equipo una máquina más eficiente. Esperamos que estos consejos le ayuden a comunicarse más fácilmente con su equipo.

Cómo mejorar la eficacia del trabajo a distancia

Tenemos que admitir que el trabajo a distancia desde casa es realmente poco eficaz. Para mejorar su trabajo, le recomendamos que elija una nueva forma de comunicarse: trabajar con vídeos. Sí, los vídeos siempre son claros y ayudan a expresar mejor tus pensamientos. Puede grabar videoclips de su PowerPoint, hacer una guía del cliente para su empresa o formar a sus empleados en línea. A la hora de encontrar una herramienta para ello, puedes probarWondershare DemoCreator,programa profesional de grabación y edición de vídeo que te permitirá grabar la pantalla del ordenador y la webcam simultáneamente. Además, también puedes editar vídeos añadiendo anotaciones, efectos de pantalla verde, pegatinas y mucho más.

Descarga el grabador de pantalla en tu ordenador, instala y ejecuta el programa para empezar ya a crear tus vídeos. Es compatible con los sistemas Windows 10/8/7 y muy fácil de usar para los principiantes. Sigue el tutorial aquí para ver cómo funciona.

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