8 consejos para comunicarse con equipos remotos
En esta era de trabajo desde casa, muchas empresas se enfrentan a un ajuste significativo con respecto a lo que están acostumbradas. Si bien será necesario adaptarse a nuevas formas de hacer las cosas, la mayoría de las empresas estarán de acuerdo en que el mayor ajuste al que deben enfrentarse es la comunicación con equipos remotos.
Hay muchas herramientas que pueden ayudar a que este proceso sea mucho más fácil, pero a menos que sepas cómo configurarlas y usarlas, la curva de aprendizaje puede ser enorme. Entonces, ¿cómo puedes asegurarte de que los correos electrónicos no queden sin respuesta y las llamadas telefónicas siempre se devuelvan?
Hay varias estrategias que puedes emplear para facilitar la comunicación con los empleados remotos. Estas estrategias que se describen a continuación garantizarán que todos sean lo suficientemente productivos para que la empresa siga avanzando sin arruinarse.
Asegúrate de que todos estén preparados para los desafíos que se avecinan
Adaptarse a la nueva rutina laboral va a ser un reto para todos, sobre todo si todos los trabajadores han estado en la oficina. Por lo tanto, lo primero que debes hacer es asegurarte de que todos estén bien preparados para adaptarse a los nuevos desafíos que están a punto de enfrentarse. Esto puede incluir garantizar que todos los que trabajan de forma remota tengan acceso a todas las herramientas necesarias para facilitar la comunicación.
Si hay alguna dificultad para usar el hardware y el software necesarios para una comunicación remota efectiva, deberás abordar el problema desde el principio, en lugar de tener fallas en el sistema en un momento crucial.
Aparte de los problemas de comunicación, considera otros problemas que tus empleados pueden enfrentar al hacer la transición a un plan de trabajo desde casa. Cosas como la procrastinación y un equilibrio efectivo entre el trabajo y la vida son algunas de las cosas que quizás desees tener en cuenta.
Una de las mejores formas de mantenerse al tanto de estos problemas es crear una declaración de política que guíe cómo se llevará a cabo el trabajo remoto. Con un poco de orientación, te sorprenderás de lo bien que se adaptan tus empleados.
Los registros regulares son clave
El trabajo remoto solo será posible si todos los miembros del equipo se comunican entre sí con regularidad. Con las herramientas de videoconferencia, esto es muy fácil y rápido. Pero deseas asegurarte de que los controles estén programados para asegurarte de que todos estén al tanto de la fecha de la reunión y que su trabajo se complete a tiempo. Sin embargo, también debes tener una disposición en la que alguien pueda convocar una reunión si hay una inquietud urgente o una nueva idea.
Pero es igualmente importante, para fines de productividad, tener una forma de realizar un seguimiento de las actividades diarias. Una de las mejores formas de hacerlo es tener un informe de actividad diario que se espera que cada empleado presente al final del día. Esta es una forma sencilla de realizar un seguimiento de la productividad de todo el equipo.
Usa videos para comunicarte
Una de las mejores formas de asegurarte de que todos los miembros del equipo reciban el mismo mensaje es grabar un mensaje de video que luego puedes compartir con el equipo. Un video también te brinda la posibilidad de demostrar o ilustrar un proyecto al equipo de una manera en la que todos los miembros del equipo participarán activamente.
Con una herramienta como Wondershare DemoCreator, puedes crear videos de flujo de pantalla sencillos que detallan varios aspectos del video que necesitan ser mejorados, señalando lo que necesitas hacer. Las funciones de anotación de herramientas te permiten enfatizar fácilmente las secciones del video a las que tal vez desees que tu equipo preste atención.
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Descarga SeguraOtra excelente manera de usar el video es hacer que tus empleados remotos hagan preguntas sobre el proyecto y puedes crear un clip de video simple con las respuestas. Estos videos pueden ser invaluables, ya que incluso pueden ayudar al siguiente equipo o trabajadores remotos a realizar fácilmente la transición al trabajo desde casa.
Utiliza software colaborativo y tecnología de comunicación
El software colaborativo y la tecnología de comunicación pueden ser invaluables para un equipo remoto. En lugar de usar herramientas como el correo electrónico para compartir ideas, puedes usar herramientas de videoconferencia como Google Meet para videollamadas y Slack para mensajes para unir al equipo en un solo lugar. Esto no solo les dará la sensación de estar trabajando en un entorno de oficina, sino que les facilitará la comunicación, el intercambio de ideas, la crítica de sus ideas e incluso el inicio de un nuevo proyecto en tiempo real.
Existen muchos tipos de herramientas colaborativas en el mercado. Entonces, al elegir lo mejor, comienza evaluando primero las necesidades de tu equipo. Por ejemplo, no es necesario pagar por un programa de videoconferencia que admite 1000 asistentes cuando solo hay 10 personas en tu equipo.
También debes tomarte el tiempo para demostrar cómo funcionan estas aplicaciones colaborativas y herramientas de comunicación. Aquí, un video de flujo de pantalla puede resultar muy útil.
Crea una cultura de oficina en línea
Esto se aplicará especialmente si tu oficina estará remota a tiempo completo. Determina qué es lo que más extrañarán tus empleados cuando estén fuera de la oficina y luego trata de proporcionar una versión en línea de eso. Los empleados que se sienten valorados o que forman parte de un equipo (incluso si el equipo es remoto) tienen muchas más probabilidades de ser productivos.
Y no creas que tienes que gastar mucho en fiestas lujosas para demostrarles a sus empleados que son valorados. Algo tan simple como una infografía del equipo que detalla las estadísticas de lo que han logrado en un mes determinado, publicada en las redes sociales, puede ser un motivador eficaz. Incluso podría realizar una reunión semanal de videoconferencia en la que los empleados no puedan hablar sobre el trabajo.
Fomentar la presentación de ideas y argumentos para que se realicen de forma visual.
La mayoría de las personas no se comprometerán con un concepto o una idea a menos que haya una representación visual del mismo. Por lo tanto, una de las mejores formas de asegurarte de que tus empleados sigan comprometidos es alentarlos a utilizar ayudas visuales para presentar sus ideas y argumentos.
Hay muchos medios visuales que podrían ser útiles en este sentido. Uno, por supuesto, es el video y si un miembro del equipo puede tomarse el tiempo para crear un video que explique su idea con gran detalle al resto del equipo, entonces es muy probable que los demás se involucren y recuerden el concepto más que si lo hicieran. solo lea sobre esto.
Otra forma interesante de utilizar los medios visuales para comunicar ideas es utilizar infografías y diapositivas. Una infografía colorida puede hacer que incluso las estadísticas más aburridas suenen interesantes y atractivas.
Establezca plazos y expectativas claras
Como te dirá cualquier freelance, trabajar desde casa tiene numerosos beneficios, entre ellos la posibilidad de establecer tu propio horario de trabajo. Pero siempre existe el peligro de la postergación. Pero como todo profesional independiente que ha tenido que luchar contra la procrastinación te dirá, solo hay una manera de deshacerse de ella; solo empieza a trabajar.
Pero, ¿cómo puedes motivar a los trabajadores que no ves para que empiecen a trabajar? Bueno, también hay una solución simple para esto; establece plazos claros y asegúrete de que comprendan lo que esperas de ellos. Pero esto solo funcionará si tienes un sistema para comunicarte con ellos a diario.
También es posible que desees hacerles saber que necesitarás que estén accesibles durante las horas de trabajo. Esta expectativa los mantendrá responsables y asegurará que trabajarán cuando se supone que deben hacerlo.
Fomenta las discusiones y comentarios en grupo
Para asegurarte de que tu equipo remoto se sienta como un equipo, debes alentarlos a trabajar juntos y la mejor manera de hacerlo es a través de discusiones grupales y comentarios. El trabajo remoto puede resultar muy solitario y la productividad se verá muy afectada cuando el equipo no se sienta como un equipo.
Puedes fomentar este nivel de trabajo en equipo programando videoconferencias o reuniones en las que el único propósito sea discutir ideas. Cada persona puede proponer un nuevo proyecto o una nueva forma de completar el proyecto actual y se puede animar a cada miembro del equipo a compartir su opinión.
También querrás alentar a tus empleados a que brinden comentarios honestos sobre algunas de las herramientas y procesos involucrados en el proyecto. Esta retroalimentación honesta le ayudará a brindarles el apoyo que necesitan para mantener el equilibrio entre su vida laboral y personal.
Al principio, el trabajo remoto parecerá una tarea ardua. Pero con las herramientas adecuadas y el uso adecuado de estas herramientas, puede ser una de las mejores formas de trabajar. Esperamos que la implementación de las estrategias que hemos descrito anteriormente les resulte útil a ti y a tus empleados.
Olive Eve
staff Editor